Workflow

ช่วยให้กระบวนการยื่นคำขอ การอนุมัติ และการตัดสินใจในงานต่าง ๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ได้รับรางวัลสูงสุด “Leader” ในหมวด Workflow System จากงาน “ITreview Grid Award” ติดต่อกันเป็นเวลา 5 ปีซ้อน

ช่วยให้การยื่นคำขอและการอนุมัติภายในองค์กร รวมถึงการแจ้งเตือนต่าง ๆ และกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

สามารถยื่นคำขอและอนุมัติได้แม้ขณะเดินทางหรืออยู่นอกสถานที่ ช่วยให้กระบวนการดำเนินงานรวดเร็วและไม่สะดุด ด้วยรูปแบบและขั้นตอนการยื่นคำขอที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้สามารถควบคุมการทำงานภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ การย้ายการแจ้งเตือนภายในและเอกสารการอนุมัติที่เคยจัดการผ่านกระดาษหรือ Excel เข้าสู่ระบบ Workflow ช่วยให้สามารถตรวจสอบความคืบหน้าของการอนุมัติได้อย่างชัดเจน และลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แบบฟอร์มและเส้นทางการอนุมัติถูกเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติได้อย่างชัดเจนในทุกขั้นตอน

การเชื่อมโยงแบบฟอร์มและเส้นทางการอนุมัติ (Linking Format and Route)

เมื่อผู้ใช้งานต้องการยื่นคำขอ เพียงเลือกแบบฟอร์มที่ต้องการใช้งาน ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ตามประเภทงานได้อย่างเป็นระบบ เส้นทางการอนุมัติจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติตามเนื้อหาของคำขอและหน่วยงานของผู้ใช้งาน ทำให้ไม่จำเป็นต้องค้นหาหรือเลือกผู้อนุมัติด้วยตนเอง ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน

สามารถตรวจสอบประวัติการอนุมัติได้อย่างชัดเจน (Approval History is Visible)

ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของคำขอได้ทันทีในทุกขั้นตอน ลดความกังวลเรื่องเอกสารสูญหายหรือค้างอยู่ระหว่างทางเหมือนระบบเอกสารกระดาษ โดยระบบ Workflow จะแสดงสถานะการอนุมัติอย่างโปร่งใส และเมื่อผู้อนุมัติดำเนินการ ระบบจะแสดงภาพตราประทับหรือสถานะการอนุมัติ เสมือนการเซ็นอนุมัติในเอกสารจริง ทำให้เข้าใจง่ายและตรวจสอบได้อย่างชัดเจน

ช่วยเสริมการควบคุมภายในองค์กรผ่านการใช้แบบฟอร์มและกระบวนการที่ถูกต้องตามมาตรฐาน ลดความผิดพลาดและเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน

การกำหนดเส้นทางการอนุมัติแบบยืดหยุ่น (Flexible Routing)

สามารถกำหนดเส้นทางการอนุมัติของใบคำขอได้อย่างยืดหยุ่นตามเงื่อนไข เช่น จำนวนเงิน หรือประเภทของการอนุมัติ/การเบิกจ่าย รวมถึงสามารถกำหนดบทบาทผู้อนุมัติ เช่น “เจ้าหน้าที่บัญชี” เพื่อช่วยลดภาระงานและความสับสนเมื่อต้องมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรภายในองค์กร

การกำหนดสิทธิ์การใช้งานตามแบบฟอร์ม (Access Restrictions per Form)

สามารถกำหนดได้ว่าผู้ใช้งานกลุ่มใดสามารถใช้งานแบบฟอร์มแต่ละประเภทได้ รวมถึงสามารถป้องกันการเปลี่ยนแปลงเส้นทางการอนุมัติระหว่างกระบวนการยื่นคำขอ ช่วยลดความผิดพลาด เช่น การเลือกเส้นทางอนุมัติไม่ถูกต้อง หรือการตัดผู้อนุมัติออกจากกระบวนการโดยไม่ตั้งใจ

สร้างแบบฟอร์มได้อย่างง่ายด้วยการจัดวางองค์ประกอบ

สามารถสร้างแบบฟอร์มได้อย่างรวดเร็วเพียงแค่ลากและวาง (Drag & Drop) องค์ประกอบต่าง ๆ เช่น ปุ่มตัวเลือก (Radio Button) และช่องกรอกข้อมูล (Input Field) ช่วยให้การออกแบบฟอร์มเป็นเรื่องง่าย ไม่ต้องใช้ทักษะด้านโปรแกรมมิง

ช่วยแก้ปัญหาการจัดการข้อมูลแบบ Excel ด้วย AppSuite โดยเปลี่ยนจากการทำงานแบบไฟล์กระจายเป็นระบบที่มีโครงสร้างและอัตโนมัติมากขึ้น

การจำลองแบบฟอร์มคำขอแบบกระดาษ (Paper Application Form)

AppSuite สามารถจำลองแบบฟอร์มคำขอที่เคยใช้งานในรูปแบบกระดาษหรือ Excel ให้คงรูปแบบเดิมได้อย่างสมบูรณ์ พร้อมทั้งนำหน้าจอที่สร้างด้วย AppSuite ไปใช้งานเป็นแบบฟอร์มคำขอในระบบ Workflow ได้โดยตรง ช่วยให้การเปลี่ยนผ่านจากกระบวนการแบบเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นไปอย่างราบรื่น โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างแบบฟอร์มได้ง่าย ๆ ผ่านการลากและวางโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม

รองรับการใช้องค์ประกอบหลากหลาย

แบบฟอร์มสามารถออกแบบได้อย่างยืดหยุ่นด้วยการรวมองค์ประกอบต่าง ๆ เช่น

Automatic Numbering: กำหนดเลขที่เอกสารอัตโนมัติ โดยสามารถผสานวันที่และข้อความได้ตามต้องการ
Organization/User Selection Component: เลือกหน่วยงานหรือผู้ใช้งานได้อย่างสะดวก
Table Component: สร้างตารางรายละเอียดได้อย่างยืดหยุ่น โดยจัดวางองค์ประกอบต่าง ๆ ภายในตาราง
Reference Component: ค้นหาและดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลหลัก (Master Data) เช่น ข้อมูลสินค้า เป็นต้น

ช่วยให้สามารถสร้างแบบฟอร์มที่อ่านง่ายและกรอกข้อมูลได้สะดวกมากยิ่งขึ้น

สามารถเพิ่มและแก้ไขข้อมูลในแบบฟอร์มได้

สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในแต่ละส่วนของฟอร์มได้อย่างละเอียด และเพิ่มช่องสำหรับหน่วยงานที่รับผิดชอบ เพื่อบันทึกผลการดำเนินงานหรือความคิดเห็นเพิ่มเติมได้ เช่น การขอเบิกเงินสำรองจ่ายสำหรับค่าเดินทาง โดยเจ้าหน้าที่การเงินสามารถเพิ่มหมายเหตุหรือผลการพิจารณาได้

จัดเก็บข้อมูลใน AppSuite อัตโนมัติ

ข้อมูลที่ถูกส่งและอนุมัติผ่านระบบ Workflow จะถูกจัดเก็บไว้ใน AppSuite โดยอัตโนมัติ และสามารถส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV เพื่อนำไปใช้งานต่อในโปรแกรมตารางคำนวณหรือระบบอื่น ๆ ได้อย่างสะดวก

Try it for free »»